文書管理ソリューション

プラントにおけるサービス

プラントの品質管理、安全確保に
ドキュメント管理は必要不可欠です。

プラントの新増設や改造工事に伴い工事会社から提出される設備図書、社内での日常業務で発生する文書、プラントの運転記録、工事記録等を資料センターで集中管理するとともに、工事関連図書の受・発信管理や、設備図書の変更管理により業務品質向上・作業効率化を図ります。
資料センターでは、体系的かつ効率的な紙文書管理はもとより、「業務コスト削減」「企業競争力の強化」「リスク管理」を目的とした電子化を実施し、それらのメタデータおよび電子ファイルは統合ドキュメント管理システムに登録し、適正な情報管理を実施いたします。

プラントにおける基本的なレコードマネジメントサービスの概要

プラントにおける基本的なレコードマネジメントサービスの概要イメージ

資料センター(サービス内容)

紙文書管理

原本管理
  • 目的

    • ドキュメントに関するリスクの低減
      (ドキュメントに応じたセキュリティレベルの確保)
    • 業務効率化(ドキュメント管理業務、保全業務)
    • 保管効率の向上(外部倉庫の活用、不要文書の廃棄)
  • 実施内容

    • ドキュメントのファイリング
    • 原本の貸出管理
    • 外部倉庫への移管
    • 不要文書の廃棄
情報管理
  • 目的

    • 社内文書の共有化
    • 活用頻度を高め、文書の活用を促進
    • 情報管理の徹底による紛失防止
    • 必要となる資料の迅速な提供
  • 実施内容

    • 属性情報のシステムへの登録
    • ステータス管理
    • ロケーション管理
    • ライフサイクル管理

電子化

スキャニング
  • 目的

    • 長期間に渡って活用されるドキュメントの電子化
    • 離れた場所で管理されるドキュメントの電子化
    • 電子文書の活用のための、文書属性(文書名、種別、年度など)のシステム登録
  • 実施内容

    • 新規ドキュメントの電子化
    • 過去ドキュメントの電子化
    • オンデマンド電子化(必要時に電子化実施)

統合ドキュメント管理システム(紙+電子)

統合ドキュメント管理システム(紙+電子)イメージ

プラントにおけるドキュメントの受発信管理とは

工事受注者および工事発注者間で発生する工事関連ドキュメントの受・発信業務と、それらの期限管理

  • 工事受注者から提出される承認申請図、決定図等の受信
  • 工事発注者からのコメント処理表等の発信
  • 受・発信ドキュメントの期限管理
プラントにおけるドキュメントの受発信管理とはイメージ

プラントにおけるドキュメントの変更管理とは

プラントにおけるドキュメント変更管理とは、設備の改造工事に伴い、その変更の内容を確実に図書に反映する活動

変更管理の手法

原図を改訂し最新化する原本管理と、原本と改造図書を紐付ける関連付け管理

矢印

変更管理の重要性

  • 設備改造工事を実施する場合、現設備を正しく把握し、適切な工事計画をたてる必要がある
  • 最新図が整備されていないと、誤った工事計画となり、品質を大きく低下させ、社会的信頼を失墜させる

矢印

ドキュメント変更管理を確実に実施することが不可欠

プラントにおけるドキュメントの変更管理とはイメージ

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