レコードマネジメント
診断テスト

文書管理(レコードマネジメント)を行っていますか?
文書管理システムを導入していますか?
書庫や書棚の文書は正確にシステムに登録され、
不要な文書はすべて廃棄できていますか?

Answer

文書管理の重要性から文書管理システムを導入する企業や自治体は年々増えています。
しかしながら、実際に文書を検索しても必要な文書を見つけることができないなど書庫や書棚に不要な文書が溢れているという状況に陥っていて、文書管理システムの導入費用に見合った効果が現れていない企業や自治体が多いのも事実です。
当然ながら、システムそのものはすばらしいものであることがほとんどであり、導入しても活用できなければ、いわゆる「宝の持ち腐れ」となってしまいます。
この機会に文書管理の運用方法について見直してみてはいかがでしょうか?
文書管理の運用・維持サポートについてはこちらのページを参照してください。

文書のライフサイクル(いつ作成して、いつまで保存するのか)を
決めていますか?

Answer

日々の業務の中で発生する文書は、その重要度にあわせてどれくらいの間保存・保管しなければならないかを設定し、そのライフサイクル、すなわち情報の作成から廃棄に至るまでを適正に管理することが重要です。
ライフサイクルをきちんと管理することで、重要書類の誤廃棄を予防できます。また、書庫や書棚には常に必要な文書のみを保管・保存することが出来、保管スペースの確保や業務の効率化を図ることが出来ます。
文書管理のトータルコンサルティングについてはこちらのページをご覧ください。

十分な保管スペースが確保できていますか?

Answer

きちんと文書管理をしていても、毎年文書は作成され文書量は増え続ける一方です。そのための保管スペースを新たに自前で設けることは多大な費用がかかります。当社では、セキュアな環境で重要文書を保管し、災害対策や保管スペースの確保など、あらゆる面から企業としての信頼性向上に役立つサービスを行っています。
文書保管サービスについてはこちらのページをご覧ください。

最重要書類や歴史的文書など、永続的に残さなければいけない
文書についての対策はなされていますか?

Answer

多くの重要文書や歴史的文書は紙文書として作成・保存されています。
しかしながら、紙は経年劣化してしまい永続的な保管には不向きです。
しかし紙文書をマイクロフィルム化することで、長期間にわたり安定保管ができる上に、マイクロフィルムには法的証拠能力があります。
重要文書の保管はマイクロで、また活用は電子で行うのが便利です。
当社のマイクロフィルム化サービスについてはこちらのページをご参考にしてください。

災害時のリスクマネジメント又は危機管理への対策は万全ですか?

Answer

リスクマネジメントと一言でいっても、そのやり方は様々です。対策は1つの方向からだけでなく、多方向からたてることが重要です。
原本と複本を別々に保管する、紙文書とは別に文書を電子化して別の場所に保管するなど、もう一度対策を見直してみてください。
当社では、紙文書の電子化対策を行っています。
電子化サービスについてはこちらのページをご覧ください。

Answer

2011年3月11日、東北地方に未曾有の大災害が発生し多くの命が失われました。
地震と同時に発生した津波により多くの建物が破壊され重要文書も同時に流される結果となりました。
この災害をきっかけに、リスクマネジメントの重要性が叫ばれています。
原本と副本を同じところで保管してはいませんか?
紙文書の保存だけで安心していませんか?
当社ではリスクマネジメントについて様々な提案をさせていただきます。
文書管理に関する様々な疑問についてはこちらのページをご覧ください。

必要な書類を必要な時に誰でも簡単に見つけることができますか?

Answer

職務中に必要な書類を見つけることが出来ないというのは、非効率であると同時に大事な書類や契約書などを紛失するおそれがあり、顧客や住民に対して信用を失う原因と成り得ます。
行政業務においては、2001年に情報公開法が施行されたことに加え、2011年には公文書等の管理に関する法律(公文書管理法)が施行されたことで、文書管理の重要性が増しています。
この機会に文書管理について真剣に考えることをおすすめします。
文書管理やレコードマネジメントについて詳しくはこちらのページをご覧ください。

書庫や書棚はきちんと整理され、不要な文書は廃棄されていますか?

Answer

書庫や書棚が整理されていず、文書が溢れている一番の原因は必要な文書とそうでない文書が混在していることです。
日々の業務の中で発生する文書は、その重要度にあわせてどれくらいの間保存・保管しなければならないかを設定し、そのライフサイクル、すなわち情報の作成から廃棄に至るまでを適正に管理することが重要です。
ライフサイクルをきちんと管理し、書庫や書棚には常に必要な文書のみを保管・保存していくことは保管スペースの確保だけでなく、業務の効率化を図ることが出来ます。
まずは現状の把握と問題点の洗い出しからはじめてみてはいかがでしょうか。
文書管理診断サービスについて詳しくはこちらのページをご覧ください。


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