導入の背景
創業から50年以上にわたり蓄積された会計書類や稟議書、人事・労務関連書類などの重要文書に加え、パソコンや不要なケーブル類などの物品も倉庫内に混在していました。各部署ごとに保管場所はあるものの、運用は現場任せになっており、棚に収まりきらないものが周辺へ広がっていくことで、「どこに何があるかは置いた人しか分からない」状態になっていました。
さらに、倉庫は増え続ける文書と物品で満杯となり、保管スペースの拡張を検討しなければならない状況に。一方で、リモートワークの浸透により、Web会議や1人で集中して作業できるスペースへのニーズも高まっており、オフィスをより有効活用したいという課題も顕在化していました。
当時の課題
- 文書と物品が混在し、保管ルールが属人的になっていた
- 倉庫スペースが限界に達し、今後の保管方法を見直す必要があった
- 必要な文書を探そうとしても、すぐに見つけられない状態だった
- 電子帳簿保存法などを背景に、紙中心の運用からの見直しが求められていた
- 打合せコーナーや集中ブースが不足し、オフィスを有効活用しきれていなかった
— 総務部 山田さま
KRMへの委託内容
2023年度から2024年度にかけて、本店・東京オフィス・高松オフィスの文書電子化業務を依頼しました。あわせて、倉庫内に保管されていた紙文書の電子化および外部倉庫への移管を進めるとともに、機密文書の溶解処理についても対応をお願いしました。
取り組みのポイントは、単なる電子化（スキャニング）にとどまらず、不要文書の仕分けや保管方針の整理、今後の運用イメージの共有まで含めて進められた点です。社内だけでは着手しづらかった整理も、KRMの支援を受けることで、全社的に取り組みを進めるきっかけとなりました。
導入後の効果
文書の電子化により検索性が向上し、必要な文書へアクセスしやすくなっただけでなく、紙や物品で圧迫されていた保管スペースを見直すことができました。その結果、会議コーナーや1人用の集中ブース、テレブースを整備でき、オフィス全体の働きやすさが向上しました。
特に新設したテレブースは想定以上に活用されており、空いていれば自由に使える運用の中で、社員の日常業務にしっかり定着しています。単なる省スペース化ではなく、保管スペースを価値ある執務空間へ転換できたことが大きな成果となりました。
改善後の様子
— 総務部 藤原さま
KRMへ委託してよかったところ
今回の取り組みでは、電子化や廃棄処理だけでなく、コンサルティングに加え実務面での伴走支援がセットになっていた点が非常に助かりました。社内だけで進めようとすると、「どこまで残すか」「何を捨てるか」といった判断が難しく、日常業務と並行して整理を進めるのは負担が大きいと感じていました。
文書の仕分け方や進め方の考え方を共有してもらいながら、実際の作業もサポートいただけたことで、これまで手をつけられていなかった整理に着手することができました。また、機密文書の溶解処理についても、安心して任せられたと感じています。
— 総務部 山田さま
同じ課題を抱える企業さまへのアドバイス
今回の取り組みを通じて、「総務の人は思い切ってやった方がいい」と感じました。面倒ではあるものの、実際に進めると様々な管理の負担が下がり、会社全体の生産性や従業員満足度の向上にもつながると実感しています。
ただ、「どうやって進めたらいいか分からない」というのが正直なところで、自分たちだけでやるのはかなり大変だと思います。慎重な人は「全部大事」と言うし、逆に「全部捨てる」という人もいて、何を残して何を捨てるかの判断も難しいです。その点で、進め方をコンサルしてもらいながら、一緒に伴走してもらえたからこそ、実現できました。
— 総務部 山田さま
今後の展望
今後も、出社率や利用状況に応じて、より柔軟なオフィス運用を進めていきたいと考えています。1人用ブースや4人用の会議スペースに加えて、6人程度で利用できるスペースもあるといいと感じており、より使いやすい執務環境づくりを引き続き進めていきたいと考えています。
