関西レコードマネジメント株式会社

　関西レコードマネジメント株式会社（以下「当社」という）は、お客さま・従業員の皆様の個人情報について、「個人情報保護方針」を定め、その方針に基づき、個人情報の適正な管理を行うとともに皆様の個人情報の保護に努めます。

1.個人情報の取得

　当社において個人情報を取得する場合は、その利用目的を明示し、必要な範囲内において公正な手段で取得いたします。

2.利用目的

　当社は、取得した個人情報を次の利用目的の範囲内で利用いたします。

1. お客さまからの受託業務において文書管理業務、情報処理業務等の契約事項履行(各種データの入力、検索、発送、保管管理、媒体変換などの情報処理とこれらに付随する業務等）
2. セミナー、研修等のご案内、講師、参加者（受講者）等の管理および講師等の氏名のホームページ等への掲載
3. 採用応募者、従業員、退職者等の雇用(採用業務を含む)および人事管理
4. 当社に対するお問い合わせ等への対応
5. 当社施設における入退室管理

3.個人情報の第三者への提供

　当社は、次の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供しません。

1. ご本人の同意がある場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
4. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
5. 国、地方公共団体またはその委託を受けたものが法令の定める事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

4.安全管理および最新性の確保

当社は、個人情報および特定個人情報について、次の項目に関して適正に管理します。

・正確性の確保

利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを、正確、かつ、最新の状態で管理します。また、個人データを利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去します。

・安全管理措置

取扱う個人情報のリスクに応じて、漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要、かつ適切な措置を講じます。

• 組織的措置において、安全管理措置を定める規定や体制の整備、監査計画に基づく監査の実施および改善。
• 人的措置において、全従業員を対象とした定期的な研修を実施。
• 物理的措置において、当社建物等への入退室管理や個人情報に関するデータを含む媒体の適切な管理、要配慮個人情報等の特定の個人情報を取扱う区域の明確化等を実施
• 技術的措置において、各種情報システムへのアクセス制御および管理や、暗号化等による保護、情報システムの保護にかかるセキュリティ対策の導入等を実施。

・従業員の監督

従業員に個人情報を取扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該従業員に対し必要、かつ適切な監督を行ないます。

・業務委託先及び再委託先の監督

個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合、特定した利用目的の範囲内で委託契約を締結します。個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合は、十分な個人データの保護水準を満たしている者を選定します。

・特定個人情報の取扱い

特定個人情報については、番号法の定める範囲においてのみ、適切な安全管理措置の下で保管し、必要がなくなった場合は速やかに廃棄します。

5.個人情報の取扱いの委託

　発送業務など利用目的の範囲内において、業務委託先に個人情報の取扱いを委託する場合があります。この場合は、業務委託先に対して個人情報の適正な取扱いを求めると共に、適切な管理を実施いたします。

6.個人情報および第三者提供記録に関する本人の権利

(1) 保有個人データの開示等の請求

　当社は、本人またはその代理人から、保有個人データ(※)の利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用の停止、消去または第三者への提供の停止(以下「利用停止等」といいます)のご請求があった場合、遅滞なく対応します。
※「保有個人データ」とは、本人またはその代理人からの個人情報の利用停止等の請求のすべてに応じることができる権限を有する当社が保有している個人情報をいいます。

(2) 保有個人データの利用目的

当社で保有している保有個人データの利用目的は、次のとおりです。

• アンケート等の方法による個人情報：意見・要望等確認
• セミナー、研修等の講師、参加者（受講者）の個人情報：会議体の運営管理等
• 従業員の個人情報：人事労務管理、業務管理、健康管理、安全管理等
• 採用応募者の個人情報：採用業務管理等
• 当社施設来訪者の個人情報：入退室管理
• お問い合わせ者の個人情報　：お問い合わせへの回答・対応等

(3) 第三者提供記録の開示の請求

当社は、本人またはその代理人から、保有個人データに関する第三者提供記録の開示のご請求があった場合、遅滞なく対応します。

(4) 保有個人データの利用停止等の請求手続き

利用停止等の請求の申出先

〒530-0004　大阪市北区堂島浜１丁目４番４号　アクア堂島東館１８階
総務部「個人情報に関する相談窓口」
電話番号　06-7506-9714 （受付時間：祝日を除く月～金9：00～12：00,13：00～17：20）

7.個人情報を提供することの任意性

　当社に個人情報を提供されるかどうかは、ご本人の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合は、業務情報などが適切な状態で提供できない場合があります。

8.個人情報の取り扱いに関する苦情・相談窓口

事業者の名称：関西レコードマネジメント株式会社

問合せ先：当社の個人情報の取り扱いに関するご意見・ご要望・お問い合わせ等は、次の窓口にご連絡下さい。

〒530-0004　大阪市北区堂島浜１丁目４番４号　アクア堂島東館１８階
総務部「個人情報に関する相談窓口」
電話番号　06-7506-9714
（受付時間：祝日を除く月～金9：00～12：00,13：00～17：20）

9.認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先

　当社は、個人情報の適正な取扱いと保護の信頼性向上のため、「個人情報の保護に関する法律」第37条に規定された「認定個人情報保護団体」である「認定個人情報保護団体事務局」の「対象事業者」として登録しております。

　当社では、「個人情報に関する相談窓口」を設け、お問合せや苦情等をお受けしておりますが、苦情等について客観的な観点から迅速・円滑に解決するために下記「認定個人情報保護団体」に申し出て、その解決を依頼することができます。

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
http://www.jipdec.or.jp/
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032　東京都港区六本木 1-9-9　六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565　または　0120-700-779

10.個人情報保護方針

　当社の外部向け個人情報保護方針（プライバシーポリシー）をご覧ください。